„Da Werkzeuge und Vorrichtungen ihrer arbeitssparenden Wirkung wegen in einem gut geleiteten Betriebe sehr umfangreich sind und damit hohen Wert haben, ist eine wohldurchdachte Organisation hier besonders erforderlich“

Ing. Ferdinand Pristl, 1951

Lagerkarten Werkzeugmarken Maschinenkladde Excel-Liste Handwerkersoftware
Access Datenbank Individualsoftware automatischer Werkzeugschrank

Systeme zur Werkzeug-, Maschinen und Geräteverwaltung

Um seinen Werkzeug und Maschinenpark zu organisieren, können unterschiedliche Wege gewählt werden. Diese unterschiedlichen Systeme und Methoden haben im täglichen Gebrauch Vor- und Nachteile, die wir im Folgenden darstellen. Zu Beginn der Betrachtung stellen wir ein sehr interessantes Zitat aus den "Grundlagen der Fabrikorganisation" von Dr. Ing. Ewald Sachsenberg aus dem Jahr 1917 vor.

„Die einfache Verwaltung des Lagers durch sehr zuverlässige Leute ohne weitere Kontrolle genügt nicht, da bei Mißgriffen in der Wahl des Personals immer wieder ganz bedeutende Unterschlagungen vorkommen werden. Das Lager muss genau betrieben werden, wie ein nicht zur Firma gehörendes Handelsgeschäft.. Das heißt, jeder Eingang wird gebucht, und jeder Ausgang muß bezahlt werden. Die Bezahlung geschieht hier allerdings nicht durch Geld, sondern in Form von Nachweiszetteln. Der Kontrolle wegen wird die Buchführung des Lagers am besten nicht in diesem selbst, sondern an einer dritten Stelle geführt, und zwar in Kartenform.“

Das Zitat verdeutlicht, dass man schon früh die Bedeutung des Maschinen -und Werkzeuglagers erkannt hat und um die Notwendigkeit seiner Kontrolle wusste. Um der Bedeutung gerecht zu werden, kann man sich unterschiedlicher Methoden bedienen. Sie alle führen mehr oder weniger erfolgreich zum Ziel, den Überblick über seine Maschinen, Werkzeuge und Geräte zu behalten. Diese Arbeitsmittel sind ein wesentlicher Bestandteil des Betriebskapitals.

Kriterien zum Systemvergleich

Um die Systeme am Ende miteinander vergleichbar zu machen, werden unterschiedliche Kriterien untersucht.

Transparenz/Nachvollziehbarkeit

Ein zuverlässiges System zur Maschinenverwaltung muss für Mitarbeiter und Geschäftsleitung nachvollziehbar und transparent sein. D.h. der Mitarbeiter bekommt Kenntnis davon, wann er im System erfasst wird und wofür er Verantwortung trägt. Im Folgenden muss es für Ihn nachvollziehbar sein, was das System über Ihn und seine Tätigkeiten erfasst.

Dokumentationssicherheit

Alle Aus- und Rückgabevorgänge sollen lückenlos dokumentiert werden. Ergeben sich Lücken, so sollte das System darauf hinweisen und nur bestimmten Benutzern ermöglichen diese zu bearbeiten. Weiterhin sollte die Dokumentation über einen längeren Zeitraum erfolgen und sicher abgelegt sein.

Fälschungssicherheit

Nur wenn das System Fälschungs- und Manipulationssicher ist, gewinnt man das Vertrauen der Mitarbeiter. Neben der fälschungssicheren Dokumentation von Aus- und Rückgabevorgängen steht auch die fälschungssichere Kennzeichnung von Maschinen, Geräten und Werkzeugen.

Kosten

Betriebs- und Anschaffungskosten spielen eine nicht unerhebliche Rolle bei der Entscheidung zum richtigen System. Dabei müssen Kosten und Nutzen gegeneinander abgewogen werden.

Schnelle Durchsuchbarkeit

Die vorliegende Information muss komfortabel und schnell durchsuchbar sein. D.h. nach unterschiedlichen Kriterien z.B. Datum, Name, Werkzeugkategorie muss eine Filterung möglich sein.

Ortsunabhängige Verfügbarkeit

Um die Information über ausgegebene Werkzeuge und deren Standorte sinnvoll nutzen zu können, ist es erforderlich sie ortsunabhängig verfügbar zu machen. Fehlt ein Werkzeug oder muss es ersetzt werden, kann man schnell ermitteln wo Ersatz zu finden ist.

Zukunftssicherheit

Eine Investition in eine Werkzeugverwaltung muss auch für zukünftige Anforderungen offen sein. Neben der reinen Dokumentationsfunktion können noch weitere Funktionen rund um das Werkzeug erforderlich werden. Diese sollte ein System in Zukunft abbilden können.

Systeme im Vergleich

Im Laufe der Jahre wurden zahlreiche Systeme entwickelt um Maschinen, Werkzeuge und Geräte eines Betriebes zu verwalten.
Mit zunehmender Digitalisierung wurden die Lösungen innovativer und bieten mehr Möglichkeiten.

Lagerkarten

Das klassische System zur Verwaltung von Betriebsmitteln ist die Verwendung von Lagerkarten. Jeder Maschine wird eine Karte zugeordnet und Zu- und Abgänge werden dort erfasst. Dabei kann auch der Zustand des Werkzeuges erfasst werden. Innerhalb des Karteikastens können Reiter/Trennblätter für unterschiedliche Lagerorte oder Werkzeugkategorien geführt werden. Die einzelnen Vorgänge werden durch die Unterschrift des ausgebenden und empfangenden Mitarbeiters bestätigt. Der Karteikasten steht in der Werkzeugausgabe. Zum Schutz vor unbefugter Benutzung kann er abgeschlossen werden.

Werkzeugmarken

Jeder Mitarbeiter erhält eine bestimmte Anzahl von Werkzeugmarken. Diese Werkzeugmarken sind ihm zugeordnet (z.B. sein Name oder Mitarbeiternummer ist dort eingraviert). Wird ein Werkzeug von ihm entliehen, gibt er eine Marke ab und diese wird am Standplatz des Werkzeuges aufgehangen. Das System kann durch die Abgabe von zwei Marken erweitert werden. Die zweite Marke wird dann an einer gut sichtbaren Tafel aufgehangen, die nach Namen oder Mitarbeiternummern geordnet wird. Damit lässt sich dann ermitteln, wieviele Werkzeuge ein Mitarbeiter zur Zeit hat.

Maschinenkladde/Maschinenbuch

Die Maschinenkladde liegt an der Werkzeugausgabe aus. Dort werden vom zuständigen Lageristen die Aus- und Rückgabevorgänge eingetragen. Zur Bestätigung der Entgegennahme kann die Unterschrift in der jeweiligen Zeile hinterlegt werden. Zur besseren Identifikation sollten die einzelnen Maschinen mit Nummern gekennzeichnet werden. Zusätzlich zu den Aus- und Rückgabevorgängen kann beim jeweiligen Mitarbeiter noch ein Eintrag hinterlegt werden, dass ein Werkzeug benutzt wurde. Die Kladde kann entweder nach Aus- und Rückgabevorgängen oder nach Mitarbeitern geführt bzw. sortiert werden.

Excel-Liste/Tabellenkalkulation

Die Excel-Liste ersetzt das handgeschriebene Maschinenbuch. Dazu sollte ein Computer an der Werkzeugausgabe stehen, auf dem die entsprechende Datei abgelegt wird. In der Excel-Liste wird dann die Aus- und Rückgabe von Werkzeugen verbucht. Dabei können auch weitere Details wie der Ort oder die Person vermerkt werden, die am Vorgang beteiligt sind.

Zur Identifikation der einzelnen Werkzeuge können Etiketten am Werkzeug angebracht werden. Werden Werkzeuge, Maschinen und Geräte bereits mit ihren jeweiligen Bezeichnungen hinterlegt, so können Verwechslungen vermieden werden.

Über die von Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation zur Verfügung gestellten Funktionen kann die Liste bequem ausgewertet werden. Sind weitere Spalten für zusätzliche Informationen notwendig, kann man diese ergänzen.

Handwerkersoftware

In einigen Programmen für Handwerker oder anderer Software zur Betriebsverwaltung ist eine Maschinenverwaltung enthalten. Meist stützen sich diese Systeme auf das Inventar eines Betriebes in dem wichtige Investitionsgüter und Betriebsmittel erfasst werden. Vernachlässigt werden dabei ggf. geringwertige Wirtschaftsgüter unterhalb einer bestimmten Kostenschwelle.

Um das System nutzen zu können, sollte ein Arbeitsplatz in der Werkzeugausgabe stehen. Hier können dann alle Bewegungen der erfassten Maschinen aufgezeichnet werden. Dazu werden entsprechende Einträge in der Handwerkersoftware erstellt.

Neben den Maschinen müssen alle Mitarbeiter erfasst sein, die Maschinen ausleihen können.

Access-Datenbank/Individualsoftware

Möchte man ganz frei von Einschränkungen, bei der Erfassung und Auswertung der Aus- und Rückgabevorgänge sein, so bietet Individualsoftware z.B. auf der Basis einer Access-Datenbank die größten Freiheiten. In der Datenbank werden die Informationen zu Werkzeugen und Mitarbeitern abgelegt. Wird ein Gerät dann ausgeliehen oder zurück gegeben, greift man auf diese Informationen zu.

Ein PC oder Tablet, dass in der Werkzeugausgabe steht, soll die Möglichkeit schaffen die Vorgänge direkt zu erfassen. Auf dem Werkzeug selber kann eine Nummer oder ein Barcode zur Kennzeichnung verwendet werden. Mit einem Barcodescanner kann diese Nummer dann ausgelesen werden.

Je nach Benutzerwunsch können zahlreiche Berichte und Auswertungen erstellt werden.

Automatisierte Werkzeugschränke

Ausgehend davon, dass Werkzeuge immer unter Verschluss sein sollten, gibt es die Möglichkeit Werkzeugschränke zu erweben, die die Aus- und Rückgabe von Werkzeugen überwachen und protokollieren.

Werkzeugverwaltung mit Barcode/QR-Code

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Maschinenverwaltung mit RFID

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Maschinenverwaltung mit Bluetooth Beacons

Weitere Informationen folgen.

Maschinenverwaltung mit NFC

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Maschinenverwaltung mit Smartphone

Quellen

"Arbeitsvorbereitung Teil 2: Der Mensch, seine Leistung und sein Lohn. Die technische und betriebswirtschaftliche Organisation"
Ing. Ferdinand Pristl, 1951

"Grundlagen der Fabrikorganisation"
Dr. Ing. Ewald Sachsenberg aus dem Jahr 1917